Workshop na CBPM abordou a gestão de documentos para tomada de decisões
30/08/2013 13h45
Colaboradores de vários setores da CBPM participaram na terça-feira (27/08) do workshop Gestão de Documentos como Base para Tomada de Decisão. Mediado pela mestre em ciência da informação e coordenadora do curso de arquivologia da UFBA, Aurora Leonor Freixo, o treinamento realizado no Setor de Documentação (biblioteca) destacou também os dispositivos legais que norteiam as atividades arquivísticas no Brasil e no Estado da Bahia, além de mostrar o plano de classificação e a tabela de temporalidade como ferramentas para gerenciamento de arquivos.
O principal objetivo foi possibilitar aos participantes conhecer, discutir e compreender os conceitos e ferramentas da gestão de documentos, sua importância e a legislação pertinente. De acordo com a professora, Aurora Freixo, a gestão adequada de documentação auxilia as empresas na medida em que o gestor consegue ter a informação necessária, no momento propício e com a qualidade que é necessária para se tomar decisões.
A professora apontou também as conseqüências para as organizações que costumam negligenciar a gestão de documentos. – Custos financeiros elevados, manutenção de espaços e recursos desnecessários voltados aos arquivos que não estão sendo utilizados, multas, encargos e penalidades jurídicas por não localizar documentos em pendências que estão contra a empresa são as principais consequências. O arquivo deixa de cumprir a principal finalidade, que é a de proteger a administração e a companhia acaba tendo prejuízo – concluiu.
Perguntada se a má gestão dos documentos é mais comum na administração pública, a professora Aurora Freixo afirma que é mais ou menos parecida com a iniciativa privada. – A boa gestão dos documentos facilita o crescimento das empresas e esse é o principal objetivo das companhias privadas, enquanto que na gestão pública, parece que o negócio não é de ninguém. Mas, há também muitas empresas privadas que não cuidam do seu patrimônio informacional porque isso está na cultura da sociedade de forma geral – afirmou.
O workshop Gestão de Documentos como Base para Tomada de Decisões, destinado aos colaboradores que desenvolvem atividades relacionadas, é parte integrante do serviço de elaboração do diagnóstico arquivístico do arquivo geral da CBPM e foi propiciado pela Phases Arquivos – Consultoria em Organização de Documentos.
Gerência de Publicações (CBPM)