O Setor de Documentação (Sedot), da Companhia Baiana de Pesquisa Mineral (CBPM), promoveu na quarta-feira (13) uma capacitação em gestão documental no auditório da empresa com o apoio das Secretarias de Administração (Saeb) e Cultura (Secult), por intermédio do Arquivo Público do Estado da Bahia (Apeb) da Fundação Pedro Calmon (FPC).

A coordenadora de arquivos intermediários Adriana Silva apresentou normas e procedimentos vigentes para os órgãos e entidades da administração estadual, relacionados à gestão de documentos arquivísticos. Segundo Adriana, a correta adoção das regras vigentes facilita a preservação e busca de documentos públicos do Poder Executivo.

De acordo com a chefe do Sedot, Gecirley Alves, a capacitação integra o esforço que a CBPM vem fazendo para cumprir a legislação estadual referente a gestão de documentos e internamente à Instrução Normativa 002/2015, que estabelece critérios e procedimentos para os documentos arquivísticos da empresa.

O arquivamento de documentos são divididos em três níveis: corrente, intermediário e permanente. O primeiro é gerido pela própria área que utiliza os documentos porque são de uso contínuo. Já os documentos intermediários são administrados, na CBPM, pelo setor de documentação, enquanto os permanentes, caracterizados como históricos, devem ser recolhidos ao Arquivo Público.

Outro aspecto importante apresentado na capacitação é o atendimento à Lei de Acesso à Informação. A gestão pública deve atender em até 20 dias as solicitações dos cidadãos com exceção dos documentos considerados sigilosos. A medida não se aplica aos documentos disponibilizados no Arquivo Público porque já são de livre acesso.

Participaram da capacitação bibliotecários, técnicos administrativos, secretárias e demais colaboradores que exercem atividades relacionadas à guarda e preservação de documentos. Os participantes foram orientados para tratar os documentos desde a sua produção até a destinação final.